Manuale Utente: GE Audit Management
1. Scopo e impostazione
GE Audit Management supporta l'intero ciclo di un audit: pianificazione, preparazione, esecuzione, raccolta delle evidenze, valutazione, rilievi, conclusioni, rapporto e follow-up. Programmi e audit autonomi possono convivere nello stesso archivio.
2. Primo avvio
- Scegliere la cartella dati dedicata. Per una nuova installazione viene proposta Documenti/GE Audit Management.
- Completare la registrazione con nome, cognome, email e presa visione dell'informativa privacy.
- Verificare in Impostazioni le cartelle di backup ed esportazione e, se necessarie, le impostazioni SMTP.
Gli eventi di registrazione non includono contenuti degli audit. In assenza di connessione l'invio viene accodato e ritentato agli avvii successivi.
3. Navigazione principale
La pagina iniziale offre quattro accessi: Agenda audit, Clienti, Checklist e Dashboard. Dopo la scelta del cliente, l'area di lavoro mostra i programmi, gli audit e le relative registrazioni.
4. Clienti, persone e competenze
Creare il cliente e registrare le persone coinvolte. Per auditor ed esperti è possibile documentare competenze e valutazioni. Nominativi ed email già utilizzati vengono proposti durante la digitazione; il singolo suggerimento può essere escluso senza alterare lo storico.
5. Programmi e agenda audit
Un programma può raccogliere obiettivi, periodo, responsabili, risorse, rischi e opportunità. Gli audit collegati compaiono nei dettagli del programma e nell'agenda mensile o annuale.
L'agenda distingue audit da svolgere, da completare, completati, con follow-up aperto e interamente chiusi. È possibile creare un audit dal giorno selezionato e stampare il mese, l'anno o il programma in PDF.
6. Creazione e preparazione dell'audit
Indicare cliente e auditee, titolo, obiettivi, scope, periodo, tipologia, contatto e fattibilità. Definire quindi criteri, metodi e team; predisporre il piano di audit, le informazioni documentate e le eventuali checklist.
Le date sono facoltative e si attivano con la casella dedicata. I campi con asterisco servono a identificare la registrazione o a mantenere relazioni tecniche necessarie.
7. Checklist, informazioni ed evidenze
Le checklist di base possono essere riutilizzate negli audit aperti. Durante l'audit si registrano attività, riunioni, comunicazioni e informazioni raccolte. Un'informazione va qualificata come audit evidence solo quando è pertinente al criterio e verificabile.
La risposta a una checklist non genera automaticamente un rilievo. La catena corretta collega criterio, audit evidence, valutazione motivata ed eventuale finding.
8. Conclusioni e rapporto
Registrare le conclusioni considerando obiettivi e insieme dei rilievi. Il comando Report presenta l'anteprima e genera un documento Word. Il sistema segnala conclusioni mancanti o rilievi non considerati prima della distribuzione.
9. Follow-up e notifiche
Per ogni azione si possono indicare responsabili, destinatari in copia, termine concordato, nuova scadenza, avanzamento, evidenze, verifica del completamento ed eventuale audit successivo.
Con SMTP configurato e programma aperto, le notifiche vengono controllate all'avvio e periodicamente: preavvisi a 10 e 3 giorni, scadenza, primo superamento e successivi solleciti. Il completamento del singolo responsabile interrompe i suoi alert; la chiusura del rilievo richiede la data e invia una comunicazione distinta.
10. Dashboard e report
La dashboard può essere filtrata per cliente e annualità. Mostra audit totali e aperti, follow-up in corso o scaduti, rilievi e checklist valutate, oltre a grafici su distribuzione e andamento nel tempo. Il report rilievi e follow-up è esportabile in PDF.
11. Backup e ripristino
GE Audit Management protegge l’archivio creando automaticamente una copia di sicurezza giornaliera. È inoltre possibile eseguire un backup manuale in qualsiasi momento, ad esempio prima di un aggiornamento importante o di una modifica consistente dei dati.
- Il backup automatico giornaliero è già attivo alla prima installazione.
- Il programma conserva normalmente gli ultimi 10 backup; il numero massimo può essere modificato nelle impostazioni.
- Con Archivio > Backup adesso è possibile creare subito una nuova copia.
- Con Archivio > Ripristina backup... è possibile scegliere una copia precedente e recuperare l’archivio.
- Prima del ripristino viene creata automaticamente una copia di sicurezza dei dati correnti.
Se negli audit sono richiamati documenti conservati fuori dalla cartella dati del programma, è consigliabile includere anche tali file nelle normali procedure di backup aziendale.