Manuale Utente: GE Formazione

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Questa guida spiega come utilizzare GE Formazione per creare corsi, associare la formazione ai profili aziendali, registrare i lavoratori, aggiornare lo storico formativo, allegare evidenze e controllare scadenze e report.

1. Primo avvio del programma

Al primo avvio il software richiede di completare l’attivazione.

  1. Inserire Nome, Cognome ed Email.
  2. Leggere l’informativa privacy.
  3. Selezionare la casella di conferma.
  4. Premere Continua.

Dopo l’attivazione, il programma chiede di scegliere la cartella dati.

  1. Selezionare una cartella locale o condivisa in rete.
  2. Confermare la scelta.
  3. Il programma crea automaticamente la cartella GE Formazione con database, documenti, evidenze, report e backup.

Se il software deve essere usato da più postazioni, scegliere una cartella condivisa accessibile da tutti gli utenti autorizzati.

2. Creare una scheda corso

Per inserire un nuovo corso:

  1. Aprire la sezione Schede corsi.
  2. Premere Nuovo corso.
  3. Compilare i dati principali: titolo del corso, settore, obbligatorietà, tipo di corso, durata, ricorrenza, riferimenti normativi, prerequisiti, materiale didattico, modalità di erogazione, modalità di verifica e syllabus.
  4. Se necessario, allegare documenti o evidenze tramite i pulsanti dedicati.
  5. Premere Salva scheda.

Il corso sarà disponibile per l’associazione ai profili e ai lavoratori.

3. Modificare una scheda corso

Per aggiornare un corso già inserito:

  1. Aprire Schede corsi.
  2. Usare il filtro per cercare il corso.
  3. Selezionare il corso dall’elenco.
  4. Aprire la scheda di dettaglio.
  5. Modificare i campi necessari.
  6. Premere Salva scheda.

Se si chiude la finestra senza salvare, le modifiche potrebbero non essere registrate.

4. Creare un profilo o una mansione

I profili servono per stabilire quali corsi deve svolgere ciascun lavoratore.

  1. Aprire la sezione Profili/Mansioni.
  2. Premere Nuovo profilo.
  3. Inserire il nome del profilo o della mansione.
  4. Salvare.

Esempi di profilo possono essere: addetto operativo, supervisore, responsabile, manutentore, personale amministrativo.

5. Associare corsi a un profilo

Dopo aver creato il profilo:

  1. Aprire Profili/Mansioni.
  2. Selezionare il profilo dall’elenco.
  3. Premere Associa corsi.
  4. Selezionare i corsi da collegare al profilo.
  5. Confermare.

I corsi associati compariranno nella tabella dei corsi del profilo selezionato.

Per rimuovere un corso:

  1. Selezionare il profilo.
  2. Selezionare il corso associato.
  3. Premere Rimuovi corso.

6. Inserire un nuovo lavoratore

Per registrare un lavoratore:

  1. Aprire la sezione Schede lavoratori.
  2. Premere Nuovo.
  3. Inserire cognome, nome, matricola, codice fiscale, settore e profilo/mansione.
  4. Confermare il salvataggio.

Il software calcola il riepilogo formativo del lavoratore in base ai corsi associati al suo profilo.

7. Consultare la situazione formativa di un lavoratore

Per vedere i corsi richiesti e lo stato formativo:

  1. Aprire Schede lavoratori.
  2. Cercare il lavoratore con il filtro.
  3. Fare doppio clic sul lavoratore oppure selezionarlo e aprire il dettaglio.
  4. Consultare l’elenco dei corsi richiesti.
  5. Verificare ultima formazione, esito, prossima scadenza, stato ed evidenze presenti.

8. Registrare un corso svolto da un lavoratore

Quando un lavoratore completa un corso:

  1. Aprire Schede lavoratori.
  2. Aprire il dettaglio del lavoratore.
  3. Selezionare il corso interessato.
  4. Premere Aggiungi storico corso eseguito.
  5. Inserire la data della formazione.
  6. Selezionare l’esito: Idoneo, Non Idoneo o Idoneo parziale.
  7. Confermare.

Il corso viene aggiunto alla cronologia del lavoratore e la prossima scadenza viene aggiornata in base alla ricorrenza prevista.

9. Allegare un’evidenza a un corso svolto

Per collegare attestati, registri, test o altri documenti:

  1. Aprire il dettaglio del lavoratore.
  2. Selezionare il corso o la riga di storico.
  3. Premere Inserisci evidenza.
  4. Selezionare il file da allegare.
  5. Confermare.

Per consultare i documenti allegati:

  1. Selezionare il corso o la riga di storico.
  2. Premere Apri evidenze.
  3. Aprire il documento desiderato.

10. Controllare le scadenze formative

Per controllare le scadenze dei lavoratori:

  1. Aprire Schede lavoratori.
  2. Guardare le colonne Prossima scadenza e Alert scadenza.
  3. Usare il filtro per cercare lavoratori, corsi, settori o profili.
  4. Aprire il dettaglio del lavoratore per aggiornare la formazione se necessario.

Gli alert aiutano a individuare corsi scaduti, prossimi alla scadenza o da completare.

11. Consultare la Matrice Training Program

Per visualizzare la matrice formativa generale:

  1. Aprire Matrice Training Program.
  2. Usare il filtro per cercare corsi, riferimenti normativi, destinatari o modalità.
  3. Consultare le colonne disponibili.
  4. Per esportare il documento, premere Esporta PDF.

La matrice è utile per avere una vista complessiva del programma formativo aziendale.

12. Gestire i Proficiency Check dei lavoratori

Per inserire o aggiornare una verifica di competenza:

  1. Aprire la sezione Proficiency Check.
  2. Selezionare il lavoratore o la verifica interessata.
  3. Premere il comando per creare o modificare la verifica.
  4. Inserire data del proficiency check, elementi verificati, modalità, esito, valutatore e note.
  5. Allegare eventuali documenti.
  6. Premere Salva.

Il software aggiorna la cronologia e la prossima scadenza della verifica.

13. Gestire soggetti terzi

Per inserire un soggetto terzo:

  1. Aprire Corsi soggetti terzi.
  2. Premere il comando per creare un nuovo soggetto.
  3. Inserire i dati del soggetto e del servizio.
  4. Salvare.

Per associare un corso o attività:

  1. Selezionare il soggetto terzo.
  2. Aggiungere il corso o l’attività.
  3. Inserire scadenze, note ed eventuali evidenze.
  4. Salvare.

14. Gestire Proficiency Check dei soggetti terzi

Per registrare una verifica su un soggetto terzo:

  1. Aprire Proficiency Check soggetti terzi.
  2. Selezionare il soggetto o l’attività.
  3. Inserire la data del riscontro.
  4. Compilare note ed eventuali informazioni richieste.
  5. Allegare documenti se disponibili.
  6. Salvare.

15. Consultare i KPI di validazione

Per controllare gli indicatori:

  1. Aprire KPI validazione.
  2. Premere il pulsante di aggiornamento, se necessario.
  3. Consultare valore, fonte dati, soglia e stato.
  4. Per produrre un documento, usare Esporta PDF.

16. Generare un report

Per produrre un report:

  1. Aprire la sezione Report.
  2. Selezionare il tipo di report desiderato.
  3. Impostare eventuali filtri, ad esempio lavoratore, corso o settore.
  4. Visualizzare il risultato.
  5. Premere Esporta PDF per salvare il report.

I report possono essere usati per controlli interni, audit o archiviazione documentale.

17. Backup automatico dei dati

GE Formazione esegue automaticamente un backup del database all’avvio del programma.

Il backup viene salvato nella cartella:

GE Formazione\Backup

Il file di backup viene creato con il nome:

ge-formazione_aaaa-mm-gg.sqlite

Il programma conserva automaticamente gli ultimi 10 backup disponibili. Se nello stesso giorno il backup è già stato creato, non viene duplicato.

Il backup automatico riguarda il database del software. È comunque consigliabile includere l’intera cartella GE Formazione nelle normali procedure di backup aziendale, così da proteggere anche documenti, evidenze, report e allegati.

18. Procedura consigliata di utilizzo

Per iniziare a usare correttamente GE Formazione:

  1. Creare le schede dei corsi.
  2. Creare i profili o le mansioni.
  3. Associare i corsi ai profili.
  4. Inserire i lavoratori.
  5. Registrare lo storico della formazione già svolta.
  6. Allegare le evidenze disponibili.
  7. Controllare scadenze e alert.
  8. Usare report e matrice per le verifiche periodiche.

Questo flusso consente di costruire progressivamente un archivio formativo ordinato, aggiornato e pronto per la consultazione.