Manuale Utente: GE Compliance Monitoring

1. Scopo del software

GE Compliance Monitoring supporta la gestione completa dei rilievi di conformità, sia da audit interni sia da audit esterni/autorità.

Il sistema consente di:

registrare e aggiornare rilievi
monitorare scadenze, proroghe e chiusure
allegare evidenze documentali
inviare comunicazioni email
ricevere alert automatici
analizzare l’andamento tramite dashboard e report

In pratica, il software centralizza il ciclo di vita del rilievo: dalla segnalazione iniziale fino alla chiusura.

2. Requisiti del software

Windows 10 o successivo
Runtime .NET previsto dal pacchetto di installazione
Spazio disco sufficiente per database, evidenze e backup

3. Primo avvio

Al primo avvio l’utente deve completare una configurazione iniziale guidata.

3.1 Selezione cartella dati

Avviare l’applicazione.
Se richiesto, selezionare la cartella dati.
Il sistema crea automaticamente la sottocartella GE Compliance Monitoring per contenere file operativi, configurazioni e backup.

La cartella dati può essere locale oppure condivisa in rete. Se il software viene installato su più PC della stessa azienda o società, tutte le postazioni possono selezionare la stessa cartella condivisa.

In questo modo gli utenti lavorano sullo stesso database e sugli stessi archivi: i rilievi, le evidenze, le attività e i report risultano condivisi tra le postazioni, come se si stesse lavorando da un unico PC.

3.2 Registrazione e privacy

Compilare Nome, Cognome, Email.
Aprire e leggere l’informativa privacy.
Selezionare l’accettazione privacy.
Premere Conferma.

Nota: la registrazione è obbligatoria per procedere.

4. Schermata principale

La home è il punto di ingresso ai moduli operativi.

Pulsanti principali:

Nuova Attività
Apri Attività
Audit Interni
Audit Autorità

Menu:

Impostazioni > SMTP...
Link > Sito GE Software / Blog GE Software

La logica di utilizzo è: prima scegliere l’attività, poi operare sui rilievi.

5. Gestione Attività

Ogni rilievo è associato a un’attività specifica (es. commessa, progetto, sito).

5.1 Creare attività

Cliccare Nuova Attività.
Inserire il nome attività.
Premere Save.

5.2 Aprire o cambiare attività

Cliccare Apri Attività.
Selezionare l’attività.
Premere Select.

Nella finestra elenco attività sono disponibili anche:

Create (crea nuova attività)
Delete (elimina attività dall’elenco)

6. Audit Interni / Audit Autorità (griglie operative)

Le griglie audit sono il cuore operativo quotidiano.

Funzioni disponibili:

inserimento e modifica righe
Import CSV
filtri su 2 campi in AND
Dettagli sul rilievo selezionato
Elimina Riga
Statistiche
autosalvataggio (etichetta “Saved”)

6.1 Comportamenti automatici importanti

Il campo N° viene assegnato automaticamente dal software alla creazione di ogni nuovo rilievo e non è modificabile manualmente.
La numerazione viene normalizzata (formato a 5 cifre, es. 00001).
Duplicati o valori non validi vengono corretti automaticamente.

6.2 Colori stato scadenza

Rosso: rilievo scaduto/in ritardo
Arancione: scadenza entro 3 giorni
Giallo: scadenza tra 4 e 10 giorni
Bianco: non critico o chiuso

Questo supporta una lettura immediata delle priorità.

7. Importazione CSV

L’import è utile per caricare dati storici o provenienti da altri sistemi.

Procedura:

Aprire modulo audit (interno o esterno).
Premere Import CSV.
Selezionare il file.

Regole:

Le intestazioni devono rispettare il modello del modulo scelto.
Se mancano colonne obbligatorie, l’import viene bloccato con messaggio esplicativo.
Il sistema crea backup di sicurezza prima della sostituzione dati.

8. Scheda “Dettagli” rilievo

La scheda Dettagli consente la gestione completa del singolo rilievo.

Campi tipici:

dati identificativi (N°, rapporto/scheda, descrizione)
responsabile
date (scadenza, proroga, chiusura/riscontro)
esito e note
destinatari email

Pulsanti:

Salva
Invia
Evidenze
Precedente / Successivo

8.1 Gestione email in dettaglio

Sono gestibili più indirizzi per ruolo (fino a 4 per responsabile e compliance officer).

Prima dell’invio, il sistema verifica:

presenza campi obbligatori
validità formale indirizzi

In caso di errore SMTP propone l’apertura della configurazione.

8.2 Follow-up (RCA/CAP)

Per alcuni livelli di rilievo è richiesto il controllo follow-up RCA/CAP.

Se incompleto al momento della chiusura, il sistema mostra un avviso e consente l’inserimento della motivazione.

9. Gestione Evidenze

Dal pulsante Evidenze si apre la gestione documentale del rilievo.

Azioni:

Apri file
Aggiungi file
Elimina file

Le evidenze sono organizzate per attività, tipo audit e numero rilievo, in modo coerente e tracciabile.

10. Configurazione SMTP

La configurazione SMTP è necessaria per inviare sia le email manuali sia gli alert automatici. Senza parametri SMTP validi il software continua a registrare e monitorare i rilievi, ma non può spedire alcuna notifica email.

Percorso: Impostazioni > SMTP...

10.1 Parametri dell'account di posta

I valori devono essere richiesti al proprio provider di posta elettronica oppure all'amministratore informatico dell'organizzazione.

SMTP Server: nome del server utilizzato per la posta in uscita.
SMTP Port: porta prevista dal provider. Il valore proposto dal software è 587, ma deve essere sostituito se il servizio di posta utilizza una porta diversa.
Use SSL: attivare questa opzione quando il provider richiede una connessione protetta SSL/TLS, come avviene nella maggior parte delle configurazioni moderne.
From Address: indirizzo email dal quale saranno inviati i messaggi.
SMTP Username: nome utente per accedere alla stessa casella. Di norma inserire lo stesso indirizzo indicato in From Address.
SMTP Password: password della casella oppure password specifica per applicazioni, se richiesta dal provider o dall'autenticazione a più fattori.

10.2 Indirizzi email predefiniti

Nella stessa finestra è possibile memorizzare gli indirizzi aziendali che non cambiano da un rilievo all'altro, evitando di inserirli ogni volta. I campi hanno funzioni diverse:

Compliance Manager: è l'indirizzo di riferimento dal quale vengono inviati gli alert e deve corrispondere alla casella configurata nei parametri SMTP. Non riceve automaticamente le notifiche; le riceve soltanto se viene indicato anche come destinatario di uno specifico rilievo.
Compliance Officer 1, 2 e 3: sono indirizzi normalmente invariati, inseriti automaticamente in copia nelle comunicazioni previste.
Accountable Manager: è un indirizzo normalmente invariato, inserito automaticamente in copia nelle notifiche per le quali è previsto il suo coinvolgimento.

In questo modo, nella scheda di ciascun rilievo è necessario inserire soltanto gli indirizzi dei relativi responsabili, che sono gli unici destinatari variabili. Verificare sempre che tutti gli indirizzi predefiniti siano corretti.

10.3 Salvataggio e condizioni necessarie

Compilare i parametri SMTP e gli indirizzi email predefiniti.
Premere Salva.
Verificare che il computer disponga di una connessione internet e che firewall o criteri aziendali consentano l'accesso al server SMTP.
Lasciare GE Compliance Monitoring in esecuzione affinché il controllo periodico degli alert possa essere effettuato.

Se il provider modifica password, porta o criteri di sicurezza, aggiornare tempestivamente la configurazione. In caso di mancato invio, controllare prima i parametri SMTP, la validità degli indirizzi e l'eventuale necessità di una password specifica per applicazioni.

11. Alert automatici

Il sistema esegue controlli periodici (circa ogni 10 minuti) e invia notifiche in base allo stato del rilievo:

promemoria a -10 giorni
promemoria a -3 giorni
avviso scade oggi
avviso scaduto
promemoria ricorrente post-scadenza ogni 10 giorni, finché il rilievo non viene chiuso

Perché l'invio avvenga, devono essere presenti una configurazione SMTP valida e almeno i destinatari richiesti dalla relativa regola di alert. Il programma deve inoltre essere in esecuzione e connesso alla rete.

Queste notifiche riducono il rischio di mancata chiusura nei tempi.

11.1 Sospendere gli alert per singoli responsabili

Uno stesso rilievo può essere assegnato a più responsabili, ciascuno con il proprio indirizzo email. Quando un responsabile ha completato la parte di propria competenza, è possibile interrompere soltanto i suoi promemoria, lasciando attivi quelli destinati agli altri responsabili ancora coinvolti.

Aprire la scheda di dettaglio del rilievo.
Individuare l'indirizzo email del responsabile che ha completato la propria parte.
Selezionare la casella Alert sospeso accanto a quell'indirizzo.
Salvare la scheda.

Dal controllo successivo, l'indirizzo selezionato viene escluso dagli alert relativi a quel rilievo. Gli altri responsabili non selezionati continuano invece a ricevere i promemoria previsti.

È possibile sospendere contemporaneamente gli alert per uno o più responsabili.
Per riattivare gli alert di un responsabile, togliere la spunta da Alert sospeso e salvare nuovamente.
Se la sospensione viene selezionata per tutti i responsabili, non viene inviata alcuna comunicazione relativa al rilievo perché non rimangono destinatari responsabili attivi.

Questa funzione riguarda i singoli destinatari e non deve essere confusa con la casella Documentazione completa: sospendi alert, che sospende l'alert per l'intero rilievo mentre si attende l'invio della nota o della documentazione.

12. Dashboard e stampa

Dal pulsante Statistiche si accede alla dashboard.

Funzioni:

filtri per tipo audit, responsabile, stato, anno
indicatori su aperti/chiusi/ritardo
grafici di andamento
analisi trend anni per confrontare più annualità
relazione statistica esportabile
report comparativo annuale con sintesi testuale e grafici
elenco rilievi filtrati
Stampa report

La dashboard è utile per riunioni di monitoraggio e reporting direzionale.

12.1 Statistiche

Il pulsante Statistiche apre la vista riepilogativa del modulo audit selezionato, interna o Autorità, e permette di analizzare rapidamente lo stato complessivo dei rilievi.

La schermata mostra indicatori sintetici, conteggi per stato, percentuali di chiusura, ritardi, tempi medi e grafici di supporto.

Le statistiche possono essere filtrate per restringere l'analisi a specifici responsabili, stati, anni o insiemi di rilievi, così da ottenere viste utili per follow-up, riunioni periodiche e reporting interno.

12.2 Analisi trend anni

La funzione Analisi trend anni permette di verificare l'evoluzione dei rilievi nel tempo, confrontando più annualità selezionate per lo stesso tipo audit.

Il sistema riepiloga gli indicatori principali in tabella, tra cui rilievi emessi, rilievi chiusi in tempo, rilievi chiusi in ritardo, rilievi aperti scaduti, percentuale di chiusura nei tempi e tempo medio di chiusura.

Per ciascun indicatore viene mostrato un esito sintetico dell'andamento, ad esempio miglioramento costante, andamento oscillante, andamento variabile o dati insufficienti.

La sezione include grafici dedicati per visualizzare l'andamento dei rilievi per livello e il tempo medio di chiusura nel periodo selezionato.

12.3 Report comparativo annuale

Dal modulo trend è possibile produrre un report comparativo annuale con sintesi testuale, tabella degli indicatori e grafici di supporto.

Il report è pensato per documentare in modo leggibile l'andamento del processo di compliance, evidenziando miglioramenti, peggioramenti, oscillazioni e variazioni recenti.

13. Backup automatico

L’applicazione gestisce backup automatici dei dati e retention dei file storici.

Questo garantisce maggiore continuità operativa e riduce il rischio di perdita dati. Quando si utilizza una cartella condivisa, è consigliabile includerla nelle procedure di backup aziendali.

13.1 Ripristino di un backup

Da Impostazioni > Ripristina backup... è possibile selezionare una copia valida e ripristinare i dati. Prima dell'operazione il software conserva una copia di sicurezza della situazione corrente; al termine l'applicazione viene chiusa e deve essere riaperta.

All'avvio viene inoltre controllata l'integrità del database. Se viene rilevato un problema confermato, il software ricerca il backup integro più recente e richiede la conferma prima di procedere al recupero.

13.2 Registro modifiche

Da Impostazioni > Registro modifiche... è possibile consultare le operazioni registrate, applicare filtri per periodo, utente, attività e tipo di operazione ed esportare il risultato in CSV.

13.3 Consultazione in sola lettura

Se la cartella dati condivisa è già utilizzata da un'altra postazione, il programma può essere aperto in modalità SOLA LETTURA. In questa modalità è possibile consultare attività, rilievi, statistiche, registro modifiche ed evidenze, ma non creare, modificare o eliminare dati, inviare email o ripristinare backup.

14. Buone pratiche operative

Verificare sempre l’attività attiva prima di inserire/modificare dati.
Configurare SMTP all’inizio del progetto.
Compilare con cura responsabili e date scadenza.
Allegare evidenze durante il processo, non solo a fine attività.
Monitorare con priorità i rilievi in rosso/arancione.
Usare dashboard e filtri per follow-up periodici.

15. Risoluzione problemi comuni

Non invia email: controllare configurazione SMTP e validità indirizzi.
Import CSV fallito: verificare intestazioni e colonne richieste.
Numero rilievo cambiato: normalizzazione automatica prevista dal sistema.
Attività non corretta: usare Apri Attività e selezionare quella giusta.