Manuale Utente: GE Compliance Monitoring

Guida operativa all’utilizzo del software per la gestione dei rilievi, scadenze e reminder, dashboard e reportistica.

1. Scopo del software

GE Compliance Monitoring è un’applicazione per la gestione dei rilievi emersi da Audit interni e Audit di Autorità. Consente di registrare i rilievi, gestire le evidenze, monitorare scadenze, inviare alert automatici e consultare dashboard e statistiche.

2. Requisiti di sistema

• Windows 10 o successivo
• Runtime Microsoft .NET 8
• Connessione a Internet
• Accesso a un server SMTP aziendale

3. Primo avvio

All’apertura del programma viene richiesto il consenso alla visualizzazione di contenuti pubblicitari. Se negato, l’applicazione si chiude. Alla successiva apertura verrà riproposto.

4. Struttura del lavoro

4.1 Attività

Il software gestisce più Attività (es. diversi aeroporti). Ogni attività mantiene separati i propri rilievi e le proprie evidenze. All’avvio è possibile creare una nuova attività o aprirne una esistente.

4.2 Tipologie di audit

Per ogni attività si gestiscono due sezioni distinte:

• Audit interni
• Audit Autorità

5. Schermata principale

• Nuova Attività: crea un nuovo ambiente di lavoro
• Apri Attività: apre un’attività esistente
• Impostazioni: configurazione SMTP e indirizzi email
• Esci: chiude il programma

6. Gestione rilievi

Ogni rilievo è registrato in una tabella (griglia), diversa per interni e autorità.

6.1 Operazioni disponibili

• Aggiunta / modifica rilievo
  Inserimento o aggiornamento dei dati (numero, descrizione, responsabile, date, esito).
• Importazione CSV
  Possibilità di caricare un file con più rilievi già predisposti.
• Filtri di ricerca
  Due campi filtro sempre disponibili per restringere l’elenco dei rilievi.
• Salvataggio automatico
  Ogni modifica viene registrata immediatamente.
• Dettagli rilievo
  Apre una finestra dedicata con tutte le informazioni e funzioni di invio email.
• Evidenze
  Accesso alla sezione di gestione documentale del rilievo selezionato.

7. Evidenze

Ogni rilievo può avere una cartella di evidenze documentali (PDF, immagini, report, ecc.).

Funzioni disponibili:

• Apertura: per visualizzare un documento già caricato
• Aggiunta: per allegare nuovi file
• Eliminazione: per rimuovere file non più validi

Le evidenze sono organizzate per anno e numero rilievo, così da mantenere ordine e tracciabilità.

8. Dashboard e statistiche

La dashboard fornisce una vista sintetica dello stato dei rilievi con indicatori e grafici per gli anni selezionati.

• Totale rilievi aperti e chiusi
• Percentuali chiusi in tempo o in ritardo
• Tempo medio di chiusura
• Tempo massimo di chiusura
• Grafici di trend e di performance (chiusi in tempo vs in ritardo)
• Selezione anni: usa la lista degli anni per filtrare indicatori e grafici
• Esporta dati: scarica i dati visualizzati (indicatori, tabelle di dettaglio) in formato CSV per ulteriori analisi o archiviazione
• Stampa: genera un PDF con una breve relazione sullo stato dei rilievi per gli anni selezionati (indicatori chiave, percentuali in tempo/ritardo e riepilogo sintetico)

9. Gestione automatica degli alert

Il sistema invia automaticamente email per supportare la gestione delle scadenze:

• Notifica al Responsabile quando il rilievo viene inserito
• Promemoria a 10 giorni dalla scadenza
• Promemoria a 3 giorni dalla scadenza
• Avviso di scadenza superata al Responsabile e all’Accountable Manager

10. Configurazione email

Dal menu Impostazioni → SMTP Settings è possibile definire:

• Server SMTP
• Porta e sicurezza (SSL/TLS)
• Indirizzo mittente
• Credenziali di accesso
• Indirizzi di ruolo (Compliance Manager, Officer, Accountable Manager)

11. Buone pratiche d’uso

• Aggiornare sempre la data di chiusura prevista
• Assicurarsi che ogni rilievo abbia un responsabile con email

12. Risoluzione problemi

• Email non ricevute: verificare configurazione SMTP e firewall
• Date non riconosciute: usare formato gg/MM/aaaa
• Rilievo mancante: controllare i filtri e l’attività selezionata