Manuale Utente: GE Compliance Monitoring

1. Scopo del software

GE Compliance Monitoring supporta la gestione completa dei rilievi di conformità, sia da audit interni sia da audit esterni/autorità.

Il sistema consente di:

registrare e aggiornare rilievi
monitorare scadenze, proroghe e chiusure
allegare evidenze documentali
inviare comunicazioni email
ricevere alert automatici
analizzare l’andamento tramite dashboard e report

In pratica, il software centralizza il ciclo di vita del rilievo: dalla segnalazione iniziale fino alla chiusura.

2. Requisiti del software

Windows 10 o successivo
Runtime .NET previsto dal pacchetto di installazione
Spazio disco sufficiente per database, evidenze e backup

3. Primo avvio

Al primo avvio l’utente deve completare una configurazione iniziale guidata.

3.1 Selezione cartella dati

Avviare l’applicazione.
Se richiesto, selezionare la cartella dati.
Il sistema crea automaticamente la sottocartella GE Compliance Monitoring per contenere file operativi, configurazioni e backup.

La cartella dati può essere locale oppure condivisa in rete. Se il software viene installato su più PC della stessa azienda o società, tutte le postazioni possono selezionare la stessa cartella condivisa.

In questo modo gli utenti lavorano sullo stesso database e sugli stessi archivi: i rilievi, le evidenze, le attività e i report risultano condivisi tra le postazioni, come se si stesse lavorando da un unico PC.

3.2 Registrazione e privacy

Compilare Nome, Cognome, Email.
Aprire e leggere l’informativa privacy.
Selezionare l’accettazione privacy.
Premere Conferma.

Nota: la registrazione è obbligatoria per procedere.

4. Schermata principale

La home è il punto di ingresso ai moduli operativi.

Pulsanti principali:

Nuova Attività
Apri Attività
Audit Interni
Audit Autorità

Menu:

Impostazioni > SMTP...
Link > Sito GE Software / Blog GE Software

La logica di utilizzo è: prima scegliere l’attività, poi operare sui rilievi.

5. Gestione Attività

Ogni rilievo è associato a un’attività specifica (es. commessa, progetto, sito).

5.1 Creare attività

Cliccare Nuova Attività.
Inserire il nome attività.
Premere Save.

5.2 Aprire o cambiare attività

Cliccare Apri Attività.
Selezionare l’attività.
Premere Select.

Nella finestra elenco attività sono disponibili anche:

Create (crea nuova attività)
Delete (elimina attività dall’elenco)

6. Audit Interni / Audit Autorità (griglie operative)

Le griglie audit sono il cuore operativo quotidiano.

Funzioni disponibili:

inserimento e modifica righe
Import CSV
filtri su 2 campi in AND
Dettagli sul rilievo selezionato
Elimina Riga
Statistiche
autosalvataggio (etichetta “Saved”)

6.1 Comportamenti automatici importanti

Il campo N° viene autoassegnato se vuoto.
La numerazione viene normalizzata (formato a 5 cifre, es. 00001).
Duplicati o valori non validi vengono corretti automaticamente.

6.2 Colori stato scadenza

Rosso: rilievo scaduto/in ritardo
Arancione: scadenza entro 3 giorni
Giallo: scadenza tra 4 e 10 giorni
Bianco: non critico o chiuso

Questo supporta una lettura immediata delle priorità.

7. Importazione CSV

L’import è utile per caricare dati storici o provenienti da altri sistemi.

Procedura:

Aprire modulo audit (interno o esterno).
Premere Import CSV.
Selezionare il file.

Regole:

Le intestazioni devono rispettare il modello del modulo scelto.
Se mancano colonne obbligatorie, l’import viene bloccato con messaggio esplicativo.
Il sistema crea backup di sicurezza prima della sostituzione dati.

8. Scheda “Dettagli” rilievo

La scheda Dettagli consente la gestione completa del singolo rilievo.

Campi tipici:

dati identificativi (N°, rapporto/scheda, descrizione)
responsabile
date (scadenza, proroga, chiusura/riscontro)
esito e note
destinatari email

Pulsanti:

Salva
Invia
Evidenze
Precedente / Successivo

8.1 Gestione email in dettaglio

Sono gestibili più indirizzi per ruolo (fino a 4 per responsabile e compliance officer).

Prima dell’invio, il sistema verifica:

presenza campi obbligatori
validità formale indirizzi

In caso di errore SMTP propone l’apertura della configurazione.

8.2 Follow-up (RCA/CAP)

Per alcuni livelli di rilievo è richiesto il controllo follow-up RCA/CAP.

Se incompleto al momento della chiusura, il sistema mostra un avviso e consente l’inserimento della motivazione.

9. Gestione Evidenze

Dal pulsante Evidenze si apre la gestione documentale del rilievo.

Azioni:

Apri file
Aggiungi file
Elimina file

Le evidenze sono organizzate per attività, tipo audit e numero rilievo, in modo coerente e tracciabile.

10. Configurazione SMTP

Menu: Impostazioni > SMTP...

Campi da compilare:

SMTP Server
SMTP Port
Use SSL
From Address
SMTP Username
SMTP Password

Salvare con Save.

Senza configurazione SMTP:

invii manuali non disponibili
alert automatici email non inviabili

11. Alert automatici

Il sistema esegue controlli periodici (circa ogni 10 minuti) e invia notifiche in base allo stato del rilievo:

promemoria a -10 giorni
promemoria a -3 giorni
avviso scade oggi
avviso scaduto
promemoria ricorrente post-scadenza ogni 10 giorni, finché il rilievo non viene chiuso

Queste notifiche riducono il rischio di mancata chiusura nei tempi.

12. Dashboard e stampa

Dal pulsante Statistiche si accede alla dashboard.

Funzioni:

filtri per tipo audit, responsabile, stato, anno
indicatori su aperti/chiusi/ritardo
grafici di andamento
analisi trend anni per confrontare più annualità
relazione statistica esportabile
report comparativo annuale con sintesi testuale e grafici
elenco rilievi filtrati
Stampa report

La dashboard è utile per riunioni di monitoraggio e reporting direzionale.

12.1 Statistiche

Il pulsante Statistiche apre la vista riepilogativa del modulo audit selezionato, interna o Autorità, e permette di analizzare rapidamente lo stato complessivo dei rilievi.

La schermata mostra indicatori sintetici, conteggi per stato, percentuali di chiusura, ritardi, tempi medi e grafici di supporto.

Le statistiche possono essere filtrate per restringere l'analisi a specifici responsabili, stati, anni o insiemi di rilievi, così da ottenere viste utili per follow-up, riunioni periodiche e reporting interno.

12.2 Analisi trend anni

La funzione Analisi trend anni permette di verificare l'evoluzione dei rilievi nel tempo, confrontando più annualità selezionate per lo stesso tipo audit.

Il sistema riepiloga gli indicatori principali in tabella, tra cui rilievi emessi, rilievi chiusi in tempo, rilievi chiusi in ritardo, rilievi aperti scaduti, percentuale di chiusura nei tempi e tempo medio di chiusura.

Per ciascun indicatore viene mostrato un esito sintetico dell'andamento, ad esempio miglioramento costante, andamento oscillante, andamento variabile o dati insufficienti.

La sezione include grafici dedicati per visualizzare l'andamento dei rilievi per livello e il tempo medio di chiusura nel periodo selezionato.

12.3 Report comparativo annuale

Dal modulo trend è possibile produrre un report comparativo annuale con sintesi testuale, tabella degli indicatori e grafici di supporto.

Il report è pensato per documentare in modo leggibile l'andamento del processo di compliance, evidenziando miglioramenti, peggioramenti, oscillazioni e variazioni recenti.

13. Backup automatico

L’applicazione gestisce backup automatici dei dati e retention dei file storici.

Questo garantisce maggiore continuità operativa e riduce il rischio di perdita dati. Quando si utilizza una cartella condivisa, è consigliabile includerla nelle procedure di backup aziendali.

14. Buone pratiche operative

Verificare sempre l’attività attiva prima di inserire/modificare dati.
Configurare SMTP all’inizio del progetto.
Compilare con cura responsabili e date scadenza.
Allegare evidenze durante il processo, non solo a fine attività.
Monitorare con priorità i rilievi in rosso/arancione.
Usare dashboard e filtri per follow-up periodici.

15. Risoluzione problemi comuni

Non invia email: controllare configurazione SMTP e validità indirizzi.
Import CSV fallito: verificare intestazioni e colonne richieste.
Numero rilievo cambiato: normalizzazione automatica prevista dal sistema.
Attività non corretta: usare Apri Attività e selezionare quella giusta.