Manuale Utente: GE Studio Legale

1. Scopo del software

GE Studio Legale è un software desktop progettato per accompagnare lo studio in tutte le fasi della gestione pratica, dal primo contatto con il cliente fino alla chiusura finale.

L’applicativo integra in un unico ambiente le informazioni principali: avanzamento per fasi, campi operativi, documentazione allegata, scadenze e documenti economici.

Questa impostazione consente una gestione più ordinata e più tracciabile rispetto a strumenti separati (file sparsi, note esterne, promemoria non centralizzati), riducendo il rischio di dimenticanze e migliorando il controllo delle attività quotidiane.

2. Requisiti di sistema

Per utilizzare il software sono richiesti:

• Windows 10 o successivo
• Runtime .NET previsto dal pacchetto di installazione
• spazio disco sufficiente per database e allegati

GE Studio Legale è pensato per un uso operativo continuativo: è quindi consigliabile mantenere il sistema aggiornato e prevedere backup periodici dei dati.

3. Primo avvio e attivazione

Al primo avvio il software mostra la schermata di attivazione.

Per proseguire è necessario compilare Nome, Cognome ed Email, aprire l’informativa privacy e confermare la presa visione.

Il passaggio di attivazione è parte integrante della procedura iniziale e serve a completare correttamente la configurazione dell’installazione. Una volta concluso, l’utente accede alla schermata principale delle pratiche.

4. Concetto di “Pratica”

La pratica rappresenta l’unità centrale del sistema. Ogni pratica contiene tutto il ciclo di lavoro: dati, stato di avanzamento, scadenze, allegati e riferimenti economici.

L’organizzazione è basata su una timeline di fasi standard (P01–P12), pensata per riflettere il flusso operativo tipico dello studio.

Il titolo della pratica è libero: per migliorare ricerca e riconoscibilità nel tempo, è consigliato adottare una convenzione chiara (es. cliente + anno + oggetto sintetico).

5. Schermata principale – Pratiche

All’avvio viene visualizzata la griglia delle pratiche presenti.

Da questa schermata l’utente può creare nuove pratiche, eliminare pratiche esistenti e applicare filtri per titolo o anno, mantenendo una vista ordinata anche con archivi molto estesi.

Comandi principali:

• Nuova pratica
• Elimina pratica
• Cerca Pratica
• Cerca Anno

Le colonne Creata e Aggiornata consentono di monitorare con immediatezza quando una pratica è stata inserita e quando è stata modificata l’ultima volta.

6. Indicatori di stato e urgenza

Nella lista pratiche è presente un indicatore visivo che aiuta a individuare rapidamente le priorità operative senza aprire ogni singolo fascicolo.

Significato indicatori:

• Giallo: presenza di almeno una fase in scadenza
• Rosso: presenza di almeno una fase scaduta
• Lucchetto: pratica chiusa/completata (tutte le fasi completate o saltate)

Questa logica offre una visione “a colpo d’occhio” dello stato complessivo del lavoro.

7. Apertura pratica e struttura della schermata

Con doppio clic su una pratica si accede alla schermata di dettaglio, composta da:

• timeline delle fasi (sinistra)
• dettaglio operativo della fase selezionata (destra)
• tab funzionali: Dati (Campi), Documenti (Allegati), Modelli

L’interfaccia è progettata per passare rapidamente da una fase all’altra mantenendo sempre visibile il contesto generale della pratica.

8. Creazione ed eliminazione pratica

Nuova pratica

La creazione avviene tramite finestra dedicata con inserimento del titolo.

Dopo la conferma, il software prepara automaticamente la struttura completa delle fasi della timeline.

Elimina pratica

L’eliminazione richiede una doppia conferma: prima sulla pratica, poi sui file fisici allegati.

Questo passaggio evita cancellazioni involontarie e permette di scegliere se rimuovere solo i dati gestionali oppure anche i documenti su disco.

9. Timeline fasi e avanzamento

La timeline scandisce il percorso operativo della pratica. Ogni fase può trovarsi in stato “da fare”, “in corso”, “completata” o “saltata”.

Pulsanti fase:

• Fase completa
• Salta fase
• Riapri fase

Quando una fase viene completata o saltata, la successiva viene attivata automaticamente.

Se una fase viene saltata con motivazione, il motivo resta memorizzato come informazione di tracciabilità.

10. Scadenze

Ogni fase ha una scadenza operativa, pensata per sostenere il monitoraggio continuo anche nelle attività senza termine processuale rigido.

La data può essere modificata manualmente in qualsiasi momento, così da adattarsi all’organizzazione interna dello studio.

Nelle fasi specialistiche (udienze/decisione), il software allinea automaticamente alcune scadenze quando vengono ricalcolati i termini correlati.

11. Tab “Dati (Campi)”

La tab Dati (Campi) raccoglie le informazioni di lavoro della fase.

Sono disponibili campi standard preconfigurati e campi personalizzati aggiunti dall’utente.

Funzioni disponibili:

• inserimento campo personalizzato
• modifica diretta dei valori
• eliminazione campo selezionato

Questa combinazione tra struttura predefinita e personalizzazione permette di mantenere uniformità senza perdere flessibilità.

12. Udienze, rinvii e termini automatici

Per le fasi che richiedono gestione date processuali, sono presenti comandi guidati.

Fase P10 (udienze / art. 171-ter)

• Nuova udienza
• Rinvio udienza
• Calcola memorie (40/20/10)

Fase P11 (decisione / art. 189 c.p.c.)

• Nuova udienza decisione
• Rinvio decisione
• Calcola termini (60/30/15)

Le operazioni aggiornano campi e storico della fase, facilitando un tracciamento coerente degli eventi.

13. Tab “Documenti (Allegati)”

La tab allegati consente di gestire i documenti direttamente nel contesto della fase.

I file vengono copiati nelle cartelle della pratica e collegati in modo stabile, così da evitare dispersione dei percorsi.

Azioni principali:

• Allega documento
• Apri
• Elimina (solo collegamento oppure anche file fisico)

Il vantaggio operativo è avere documentazione reperibile in modo immediato, sempre all’interno del fascicolo corretto.

14. Tab “Modelli”

La tab Modelli è dedicata al riuso dei template di studio.

L’utente può aprire la cartella modelli e creare rapidamente un nuovo documento da modello, che viene automaticamente associato alla fase corrente.

Questo riduce i tempi di redazione e favorisce standardizzazione nella produzione documentale.

15. Sezione Economico

La sezione Economico unifica la gestione di:

• Preventivo
• Nota spese
• Fattura

L’utente può comporre i documenti con voci da tariffario, voci tipiche o inserimento manuale.

Il software ricalcola automaticamente imponibile, CPA, IVA, ritenuta e totale, mostrando anche una preview testuale e consentendo export DOCX.

Funzioni principali:

• aggiunta/modifica/eliminazione voci
• gestione ritenuta (nessuna, standard, personalizzata)
• salvataggio e ricalcolo automatico
• export DOCX

Nota operativa:

• la Nota spese è disponibile in tutte le fasi
• il Preventivo è normalmente usato in fase preventivo
• la Fattura è normalmente usata in chiusura
• i pulsanti Crea e Apri distinguono prima creazione e riapertura del documento esistente

16. Riepilogo completo pratica

Dal dettaglio pratica è disponibile il comando Esporta sintesi pratica.

Questa funzione genera un file TXT che riepiloga in modo completo il contenuto della pratica: dati generali, stato fasi, scadenze, campi valorizzati, allegati.

È una funzione particolarmente utile per:

• archiviazione
• condivisione interna
• controlli periodici sullo stato della pratica

17. Notifiche scadenze

Il software effettua controlli periodici sulle scadenze e, quando necessario, mostra un popup riepilogativo delle attività urgenti o scadute.

Dal popup è possibile aprire direttamente la pratica interessata e intervenire subito sulla fase critica.

Questa funzione rafforza il presidio operativo quotidiano, soprattutto in presenza di più pratiche aperte contemporaneamente.

18. Percorsi di salvataggio dati

GE Studio Legale determina automaticamente la cartella Documenti dell’utente Windows corrente.

Percorso base:

C:\Users\<utente>\Documents\GE Studio Legale\

In questa struttura vengono gestiti:

• database pratiche
• cartelle allegati
• cartella modelli
• cartella export

La parte economica utilizza inoltre un database dedicato nell’area roaming dell’utente.

19. Chiusura pratica

La fase conclusiva consente di registrare esito, data di chiusura, stato economico/fatturazione e note finali.

In questo modo la pratica resta completa e consultabile anche a distanza di tempo, con uno storico ordinato dell’intero percorso operativo.

20. Buone pratiche consigliate

Per un utilizzo efficace nel tempo, è consigliato:

• compilare con attenzione i campi anagrafici iniziali
• usare i comandi guidati nelle fasi udienza/decisione
• allegare i documenti sempre dentro la pratica
• usare regolarmente il riepilogo pratica per controllo e archiviazione
• effettuare backup periodici delle cartelle dati