Manuale Utente: GE Studio Legale

1. Scopo del software

GE Studio Legale è un software desktop progettato per accompagnare lo studio in tutte le fasi della gestione pratica, dal primo contatto con il cliente fino alla chiusura finale.

L’applicativo integra in un unico ambiente le informazioni principali: avanzamento per fasi, campi operativi, documentazione allegata, scadenze e documenti economici.

Questa impostazione consente una gestione più ordinata e più tracciabile rispetto a strumenti separati (file sparsi, note esterne, promemoria non centralizzati), riducendo il rischio di dimenticanze e migliorando il controllo delle attività quotidiane.

2. Requisiti di sistema

Per utilizzare il software sono richiesti:

• Windows 10 o successivo
• Runtime .NET previsto dal pacchetto di installazione
• spazio disco sufficiente per database e allegati

GE Studio Legale è pensato per un uso operativo continuativo: è quindi consigliabile mantenere il sistema aggiornato e prevedere backup periodici dei dati.

3. Primo avvio e attivazione

Al primo avvio il software mostra la schermata di attivazione.

Per proseguire è necessario compilare Nome, Cognome ed Email, aprire l’informativa privacy e confermare la presa visione.

Il passaggio di attivazione è parte integrante della procedura iniziale e serve a completare correttamente la configurazione dell’installazione. Una volta concluso, l’utente accede alla schermata principale delle pratiche.

Dopo l'attivazione è possibile configurare i dati dello studio e la carta intestata, così da riportare correttamente intestazione e piè pagina nei documenti generati.

4. Concetto di “Pratica”

La pratica rappresenta l’unità centrale del sistema. Ogni pratica contiene tutto il ciclo di lavoro: dati, stato di avanzamento, scadenze, allegati e riferimenti economici.

L’organizzazione è basata su una timeline di fasi standard (P01–P12), pensata per riflettere il flusso operativo tipico dello studio, con gestione dedicata anche per le sottofasi famiglia.

Il titolo della pratica è libero: per migliorare ricerca e riconoscibilità nel tempo, è consigliato adottare una convenzione chiara (es. cliente + anno + oggetto sintetico).

5. Schermata principale – Pratiche

All’avvio viene visualizzata la griglia delle pratiche presenti.

Da questa schermata l’utente può creare nuove pratiche, eliminare pratiche esistenti e applicare filtri, mantenendo una vista ordinata anche con archivi molto estesi.

Comandi principali:

• Nuova pratica
• Elimina pratica
• Ricerca avanzata
• Azzera filtri avanzati
• Cerca Pratica
• Anno pratica

Le colonne Creata e Aggiornata consentono di monitorare con immediatezza quando una pratica è stata inserita e quando è stata modificata l’ultima volta.

Il filtro Anno pratica è riferito all’anno della pratica (data apertura pratica), così da mantenere corretta la classificazione temporale anche per pratiche inserite successivamente.

6. Indicatori di stato e urgenza

Nella lista pratiche è presente un indicatore visivo che aiuta a individuare rapidamente le priorità operative senza aprire ogni singolo fascicolo.

Significato indicatori:

• Giallo: presenza di almeno una fase in scadenza
• Rosso: presenza di almeno una fase scaduta
• Lucchetto: pratica chiusa/completata (tutte le fasi completate o saltate)

Questa logica offre una visione “a colpo d’occhio” dello stato complessivo del lavoro.

7. Apertura pratica e struttura della schermata

Con doppio clic su una pratica si accede alla schermata di dettaglio, composta da:

• timeline delle fasi (sinistra)
• dettaglio operativo della fase selezionata (destra)
• tab funzionali: Dati (Campi), Documenti (Allegati), Modelli
• sezione Economico

L’interfaccia è progettata per passare rapidamente da una fase all’altra mantenendo sempre visibile il contesto generale della pratica.

8. Creazione ed eliminazione pratica

Nuova pratica

La creazione avviene tramite finestra dedicata con inserimento di titolo pratica e data apertura pratica.

Dopo la conferma, il software prepara automaticamente la struttura completa delle fasi della timeline.

Elimina pratica

L’eliminazione richiede una doppia conferma: prima sulla pratica, poi sui file fisici allegati.

Questo passaggio evita cancellazioni involontarie e permette di scegliere se rimuovere solo i dati gestionali oppure anche i documenti su disco.

9. Timeline fasi e avanzamento

La timeline scandisce il percorso operativo della pratica. Ogni fase può trovarsi in stato “da fare”, “in corso”, “completata” o “saltata”.

Pulsanti fase:

• Fase completa
• Salta fase
• Riapri fase

Quando una fase viene completata o saltata, la successiva viene attivata automaticamente.

Se una fase viene saltata con motivazione, il motivo resta memorizzato come informazione di tracciabilità.

Per il blocco famiglia è disponibile anche una finestra dedicata alle sottofasi con comandi specifici (completa, salta, riapri, apri dettaglio), mantenendo coerenza con la timeline generale.

Le fasi operative principali coprono l'intero percorso della pratica: primo contatto, valutazione preliminare, conferimento incarico, procura alle liti, raccolta documentazione, analisi giuridica, atto introduttivo, deposito, udienze/rinvii, decisione, gestione economica e chiusura.

9.1 Area famiglia

Per le pratiche di famiglia è prevista una gestione specifica delle sottofasi, così da seguire in modo più ordinato attività, adempimenti e documenti tipici del procedimento.

Le sottofasi famiglia mantengono la stessa logica della timeline principale: possono essere completate, saltate con motivazione, riaperte e consultate nel dettaglio.

Questa impostazione consente di trattare il percorso famiglia come un flusso dedicato, senza perdere il collegamento con la pratica principale, le scadenze, gli allegati e i modelli collegati.

10. Scadenze

Ogni fase ha una scadenza operativa, pensata per sostenere il monitoraggio continuo anche nelle attività senza termine processuale rigido.

La data può essere modificata manualmente in qualsiasi momento, così da adattarsi all’organizzazione interna dello studio.

Nelle fasi specialistiche (udienze/decisione/famiglia), il software allinea automaticamente alcune scadenze quando vengono ricalcolati i termini correlati.

11. Tab “Dati (Campi)”

La tab Dati (Campi) raccoglie le informazioni di lavoro della fase.

Sono disponibili campi standard preconfigurati e campi personalizzati aggiunti dall’utente.

Funzioni disponibili:

• inserimento campo personalizzato
• modifica diretta dei valori
• eliminazione campo selezionato

Questa combinazione tra struttura predefinita e personalizzazione permette di mantenere uniformità senza perdere flessibilità.

12. Udienze, rinvii e termini automatici

Per le fasi che richiedono gestione date processuali, sono presenti comandi guidati.

Fase P10 (udienze / art. 171-ter)

• Nuova udienza
• Rinvio udienza
• Calcola memorie (40/20/10)

Fase P11 (decisione / art. 189 c.p.c.)

• Nuova udienza decisione
• Rinvio decisione
• Calcola termini (60/30/15)

Le operazioni aggiornano campi e storico della fase, facilitando un tracciamento coerente degli eventi.

13. Tab “Documenti (Allegati)”

La tab allegati consente di gestire i documenti direttamente nel contesto della fase.

I file vengono copiati nelle cartelle della pratica e collegati in modo stabile, così da evitare dispersione dei percorsi.

Azioni principali:

• Allega documento
• Apri
• Elimina (solo collegamento oppure anche file fisico)

Il vantaggio operativo è avere documentazione reperibile in modo immediato, sempre all’interno del fascicolo corretto.

14. Tab “Modelli”

La tab Modelli è dedicata al riuso dei template di studio.

L’utente può aprire la cartella modelli e creare rapidamente un nuovo documento da modello, che viene automaticamente associato alla fase corrente.

Il software include un set di 32 modelli compilabili, pensati per velocizzare la produzione degli atti e dei documenti più ricorrenti mantenendo una struttura uniforme.

Per ogni fase, quando sono disponibili modelli collegati, il software consente di generare il documento, aprire un documento già generato oppure eliminarlo se non più necessario.

Tra i modelli disponibili rientrano anche documenti specifici per l'area famiglia, inclusi schemi di ricorso e modelli collegati al rito famiglia 473-bis.

Questo riduce i tempi di redazione e favorisce standardizzazione nella produzione documentale.

15. Sezione Economico

La sezione Economico unifica la gestione di:

• Preventivo
• Nota spese
• Fattura

L’utente può comporre i documenti con voci da tariffario, voci tipiche o inserimento manuale.

Le voci selezionate vengono inserite nell’area del documento economico e possono essere modificate o rimosse in ogni momento.

Il software ricalcola automaticamente imponibile, CPA, IVA, ritenuta e totale, mostrando anche una preview testuale e consentendo l'export DOCX dei documenti economici.

Funzioni principali:

• aggiunta/modifica/eliminazione voci
• gestione ritenuta (nessuna, standard, personalizzata)
• salvataggio e ricalcolo automatico
• export DOCX

Nota operativa:

• la Nota spese è disponibile in tutte le fasi
• il Preventivo è normalmente usato in fase preventivo
• la Fattura è normalmente usata in chiusura
• i pulsanti Crea e Apri distinguono prima creazione e riapertura del documento esistente

Nella gestione economica rientra anche la preparazione del preventivo in formato documento, con intestazione, voci, condizioni, validità e spazio per accettazione del cliente.

16. Gratuito patrocinio

GE Studio Legale integra una sezione dedicata al gratuito patrocinio per raccogliere le informazioni necessarie alla valutazione della posizione del cliente e alla gestione della relativa documentazione.

La funzione permette di mantenere nella pratica i dati e i riferimenti collegati, così da consultarli insieme agli altri elementi del fascicolo senza usare archivi separati.

La gestione comprende campi e scadenze operative collegate al patrocinio a spese dello Stato, inclusi controlli periodici e attività successive al deposito.

Sono inoltre disponibili modelli dedicati, come la dichiarazione per il patrocinio, la nota di deposito documenti SIAMM e la documentazione utile alla richiesta di liquidazione.

17. Dati studio e carta intestata

La finestra Dati studio e carta intestata consente di configurare le informazioni dello studio utilizzate nei documenti esportati.

È possibile indicare nome dello studio, indirizzo, telefoni, email, PEC, codice fiscale o partita IVA, logo e allineamento del logo.

Le informazioni salvate vengono utilizzate per comporre intestazione e piè pagina dei documenti economici e dei documenti generati da modello, mantenendo un formato coerente con l'identità dello studio.

18. Riepilogo completo pratica

Dal dettaglio pratica è disponibile il comando Esporta sintesi pratica.

Questa funzione genera un file TXT che riepiloga in modo completo il contenuto della pratica: dati generali, stato fasi, scadenze, campi valorizzati, allegati.

È una funzione particolarmente utile per:

• archiviazione
• condivisione interna
• controlli periodici sullo stato della pratica

19. Notifiche scadenze

Il software effettua controlli periodici sulle scadenze e, quando necessario, mostra un popup riepilogativo delle attività urgenti o scadute.

Dal popup è possibile aprire direttamente la pratica interessata con il pulsante Apri pratica.

Ogni voce aperta viene rimossa dal popup, mentre le altre restano visibili finché non vengono gestite. Quando non ci sono più notifiche da visionare, il popup si chiude automaticamente.

Questa funzione rafforza il presidio operativo quotidiano, soprattutto in presenza di più pratiche aperte contemporaneamente.

20. Percorsi di salvataggio dati

GE Studio Legale utilizza una cartella dati scelta dall'utente in fase di configurazione iniziale.

La cartella può essere locale oppure condivisa in rete, così da permettere allo studio di conservare database, pratiche, modelli ed esportazioni in una posizione controllata.

Per installazioni su più PC della stessa azienda, studio o società, è possibile scegliere la stessa cartella condivisa da tutte le postazioni. In questo modo tutte le installazioni lavorano sullo stesso database e sugli stessi documenti: ogni postazione vede gli stessi dati, come se si lavorasse da un unico PC.

In questa struttura vengono gestiti:

• database pratiche
• cartelle allegati
• cartella modelli
• cartella export

Dal menu Impostazioni è possibile spostare la cartella dati oppure collegare il PC a una cartella dati esistente, ad esempio su server o cartella condivisa.

È consigliabile scegliere un percorso sottoposto a backup periodico, soprattutto se il software viene usato per archiviare allegati e documenti generati.

21. Chiusura pratica

La fase conclusiva consente di registrare esito, data di chiusura, stato economico/fatturazione e note finali.

In questo modo la pratica resta completa e consultabile anche a distanza di tempo, con uno storico ordinato dell’intero percorso operativo.

22. Buone pratiche consigliate

Per un utilizzo efficace nel tempo, è consigliato:

• compilare con attenzione i campi anagrafici iniziali
• usare i comandi guidati nelle fasi udienza/decisione
• allegare i documenti sempre dentro la pratica
• usare regolarmente il riepilogo pratica per controllo e archiviazione
• gestire quotidianamente il popup scadenze fino a svuotamento elenco
• effettuare backup periodici delle cartelle dati