Manuale Utente: GE Studio Legale
Guida operativa all’utilizzo del software per la gestione delle pratiche legali, delle fasi di lavorazione, delle scadenze, dei documenti e della parte economica (preventivo, nota spese e fatturazione).
1. Scopo del software
GE Studio Legale è un software desktop progettato per supportare l’organizzazione e la gestione operativa dello studio legale. Consente di seguire una pratica dall’apertura alla chiusura, mantenendo sotto controllo fasi, scadenze, documenti e aspetti economici.
2. Requisiti di sistema
- Windows 10 o successivo
- Runtime .NET richiesto dall’installer
- Spazio su disco per database e documenti allegati
3. Concetto di “Pratica”
La Pratica è l’elemento centrale del software. Ogni pratica è identificata da un Titolo e viene gestita tramite una timeline di fasi che aiuta a organizzare le attività e le scadenze.
3.1 Titolo della pratica (best practice)
Il titolo è un campo libero. Per le pratiche precedenti all’installazione del software, è consigliato inserire nel titolo anche una data o un anno (es. “Rossi Mario — 2021 — Ricorso XYZ”). Questo aiuta a distinguere pratiche con titoli simili o uguali e facilita la ricerca.
4. Schermata principale – Pratiche
All’avvio del software viene visualizzata la schermata Pratiche, che mostra l’elenco di tutte le pratiche presenti nel sistema.
I comandi principali disponibili sono:
- Nuova pratica: crea una nuova pratica
- Elimina pratica: elimina la pratica selezionata
- Cerca Pratica: ricerca testuale rapida
- Cerca Anno: filtro pratiche per anno
Le colonne Creata e Aggiornata consentono di monitorare quando la pratica è stata inserita e quando è stata modificata l’ultima volta. Questi valori vengono aggiornati automaticamente dal software.
La funzione Cerca Pratica supporta ricerche con più parole. Ad esempio, se esistono più pratiche “Rossi Mario”, cercando “Rossi 2021” verranno mostrate solo le pratiche che contengono entrambe le parole.
4.1 Indicatori scadenze (pallini)
Nella schermata principale Pratiche, accanto a ciascuna pratica, sono presenti pallini che forniscono un’indicazione immediata sullo stato delle scadenze senza aprire la pratica, offrendo una visione di insieme dello stato operativo.
- Pallino giallo: almeno una fase della pratica presenta una scadenza imminente.
- Pallino rosso: almeno una fase della pratica presenta una scadenza superata.
Gli indicatori visivi si affiancano alla barra di progressione con conteggio dei giorni, e ai popup di riepilogo, consentendo un controllo delle scadenze sia globale sia di dettaglio.
5. Apertura e struttura della pratica
Selezionando una pratica si accede alla schermata di dettaglio, composta da:
- Timeline (sinistra): elenco delle fasi operative
- Area fase (destra): dati, scadenze e pulsanti operativi
- Tab: Dati (Campi), Documenti (Allegati), Modelli
6. Timeline e gestione delle fasi
La timeline rappresenta il flusso logico della pratica, suddiviso in fasi operative (es. conferimento incarico, procura alle liti, udienze, decisione, chiusura).
Ogni fase può assumere lo stato Pending (in attesa) o Active (in corso). I pulsanti disponibili sono:
- Completa: conclude la fase e passa alla successiva
- Salta: salta la fase se non applicabile
- Riapri: riapre una fase già completata
7. Scadenze
Ogni fase prevede una scadenza preimpostata e impostabile, anche nei casi in cui non esista un termine giuridico formale (ad esempio preventivo, procura, raccolta documentazione). Questa scelta progettuale serve a evitare che una pratica venga dimenticata e garantire un controllo continuo dell’avanzamento.
In ogni caso, la gestione delle scadenze è flessibile: l’utente può avanzare nel flusso tramite Completa o Salta, anche senza valorizzare tutte le scadenze.
8. Dati (Campi)
La tab Dati (Campi) contiene le informazioni operative della fase, organizzate in Campo, Valore e Aggiornato.
Il software prevede campi predefiniti legati alle singole fasi, ma consente anche l’inserimento di campi personalizzati tramite Inserisci Campo, così da adattare la pratica alle esigenze specifiche dello studio.
9. Udienze e rinvii
Nelle fasi dedicate sono disponibili i pulsanti Nuova udienza e Rinvio udienza. Tutti gli eventi vengono riportati nello storico udienze e rinvii della pratica.
10. Calcolo automatico dei termini
Quando previsto, il software consente il calcolo automatico dei termini (es. memorie 40/20/10 e fase decisoria 60/30/15).
11. Documenti (Allegati)
La tab Documenti (Allegati) consente di associare direttamente alla pratica tutti i documenti rilevanti (atti, provvedimenti, comunicazioni, note, documentazione del cliente, ecc.).
I documenti vengono gestiti direttamente dal software: l’utente non deve creare manualmente cartelle né ricordare dove sono stati salvati i file sul computer.
- Ogni documento è collegato in modo univoco alla pratica
- È possibile richiamarlo e aprirlo direttamente da GE Studio Legale
- Rimane disponibile senza doverlo cercare nel file system
Questo approccio riduce il tempo perso nella ricerca, evita duplicazioni e mantiene la pratica completa e consultabile.
12. Modelli
La tab Modelli è dedicata alla gestione di file modello e contenuti riutilizzabili.
13. Sezione Economico
La sezione Economico consente di gestire Preventivo, Nota spese e Fattura.
Oltre a tariffari ufficiali secondo D.M. 147/2022 e voci tipiche, è disponibile una finestra per l’inserimento manuale di voci economiche, che permette all’utente di aggiungere liberamente descrizioni e importi personalizzati. I totali vengono calcolati automaticamente ed esportabili tramite Export TXT.
14. Chiusura pratica
La fase Chiusura pratica consente di completare l’attività, registrando esito, data di chiusura e stato della fatturazione.