Come gestire la formazione e le competenze del personale nelle organizzazioni complesse

La formazione del personale rappresenta uno degli elementi fondamentali per garantire qualità, sicurezza, efficienza operativa e conformità normativa all'interno di qualsiasi organizzazione.

Con l'aumentare delle dimensioni aziendali cresce però anche la complessità della gestione delle attività formative. Dipendenti, qualifiche professionali, corsi obbligatori, aggiornamenti periodici, addestramenti pratici, verifiche delle competenze e scadenze generano una quantità di informazioni che difficilmente può essere gestita in modo efficace attraverso semplici fogli di calcolo o archivi documentali tradizionali.

La gestione della formazione non consiste infatti soltanto nel registrare la partecipazione a un corso, ma richiede la capacità di monitorare nel tempo competenze, qualifiche, aggiornamenti e relative evidenze documentali.

Formazione e competenze sono un processo strategico

In molti settori la formazione rappresenta un requisito essenziale per poter svolgere determinate attività.

Le organizzazioni devono poter dimostrare che il personale possieda le competenze richieste per il ruolo assegnato, che tali competenze siano mantenute nel tempo e che eventuali aggiornamenti siano effettuati entro le scadenze previste.

Durante audit, verifiche ispettive o controlli interni viene frequentemente richiesto di dimostrare quali corsi siano stati effettuati, quali qualifiche siano possedute dal personale e quali attività formative risultino ancora valide.

La disponibilità immediata di queste informazioni costituisce oggi un elemento fondamentale per garantire una corretta gestione organizzativa.

I limiti della gestione manuale

Molte organizzazioni continuano a gestire la formazione tramite fogli Excel, archivi condivisi e documentazione cartacea.

Sebbene questo approccio possa risultare adeguato nelle realtà più piccole, mostra rapidamente i propri limiti quando aumentano il numero di persone coinvolte e la complessità dei requisiti formativi.

Le principali criticità riguardano il monitoraggio delle scadenze, la gestione delle qualifiche, la reperibilità degli attestati e la predisposizione della documentazione necessaria durante audit e controlli.

In questi casi il rischio non è soltanto quello di dimenticare una scadenza, ma anche quello di non riuscire a dimostrare rapidamente la conformità ai requisiti applicabili.

Il caso del settore aeroportuale

Uno degli esempi più significativi di organizzazione complessa è rappresentato dal settore aeroportuale.

Gli aeroporti operano infatti in un contesto altamente regolamentato nel quale il personale coinvolto nelle attività operative, manutentive e gestionali deve possedere specifiche competenze e mantenere nel tempo le qualifiche richieste.

La normativa europea richiede al gestore aeroportuale di istituire e mantenere programmi di formazione e verifica delle competenze per il personale coinvolto nell'operatività, nella manutenzione e nella gestione dell'aeroporto. Tali programmi comprendono formazione iniziale, aggiornamenti periodici, formazione conseguente a modifiche operative e verifiche finalizzate ad accertare il mantenimento delle competenze.

La gestione della formazione diventa quindi parte integrante del sistema di gestione aeroportuale e contribuisce direttamente al mantenimento degli standard di sicurezza e conformità.

La differenza tra personale interno e soggetti terzi

Un aspetto particolarmente importante riguarda la distinzione tra il personale del gestore aeroportuale e il personale appartenente ad altre organizzazioni che operano all'interno dell'aeroporto.

Per il proprio personale il gestore aeroportuale è responsabile dell'intero processo formativo. Deve definire i programmi, pianificare i corsi, effettuare le verifiche delle competenze, monitorare le scadenze e conservare le registrazioni necessarie a dimostrare la conformità ai requisiti applicabili.

La situazione è differente per i soggetti terzi, società di handling, imprese appaltatrici, manutentori, fornitori di servizi e altre organizzazioni presenti all'interno dell'aeroporto mantengono infatti la responsabilità della formazione professionale del proprio personale.

Il gestore aeroportuale non entra normalmente nel dettaglio dell'intero percorso formativo dei soggetti terzi, la cui responsabilità rimane in capo alle rispettive organizzazioni. Deve tuttavia verificare e monitorare che il personale autorizzato ad operare nelle aree aeroportuali abbia completato i corsi richiesti, che le relative abilitazioni e qualifiche risultino in corso di validità e che siano disponibili le necessarie evidenze documentali a supporto.

In altre parole, mentre per il personale interno il gestore amministra direttamente il processo formativo, per il personale esterno svolge principalmente una funzione di controllo e monitoraggio dell'attività formativa.

L'importanza del controllo delle scadenze

Uno degli aspetti più critici nella gestione della formazione riguarda il monitoraggio delle scadenze.

In organizzazioni complesse possono essere presenti centinaia di lavoratori, ciascuno con corsi obbligatori differenti, qualifiche professionali da mantenere e aggiornamenti periodici da effettuare.

La capacità di individuare tempestivamente corsi in scadenza, qualifiche da rinnovare o personale non conforme rappresenta un elemento essenziale per garantire continuità operativa e conformità normativa.

La gestione manuale di queste informazioni richiede spesso un notevole impegno amministrativo e aumenta il rischio di errori o dimenticanze.

GE Formazione e il fascicolo formativo del lavoratore

Per supportare le organizzazioni nella gestione di questi processi, GE SOFTWARE ha sviluppato GE Formazione, una soluzione progettata per la gestione della formazione, delle qualifiche e delle competenze del personale.

Il sistema consente di gestire lavoratori, profili professionali, corsi, attestati, qualifiche, verifiche delle competenze e relative evidenze documentali, mantenendo sotto controllo l'intero ciclo di vita della formazione.

Particolare attenzione è stata dedicata alle esigenze delle organizzazioni complesse e dei settori regolamentati, dove risulta fondamentale distinguere tra la gestione diretta della formazione del personale interno e il monitoraggio della formazione dei soggetti terzi.

Uno degli aspetti più rilevanti riguarda la possibilità di disporre rapidamente di un quadro completo della situazione formativa di ciascun lavoratore.

Durante audit, verifiche ispettive o controlli interni non è infatti sufficiente sapere che una persona ha frequentato un corso. Spesso è necessario dimostrare quando la formazione è stata effettuata, quali qualifiche sono state conseguite, quali corsi risultano ancora validi e quali evidenze documentali sono disponibili.

Per rispondere a questa esigenza, GE Formazione mette a disposizione una specifica funzione di reportistica dedicata ai singoli lavoratori.

È sufficiente accedere alla sezione Report, selezionare il lavoratore di interesse e generare automaticamente un documento completo contenente la sua situazione formativa aggiornata.

Il report riepiloga i corsi effettuati, le qualifiche possedute, gli esiti delle attività formative, le scadenze applicabili e lo stato di validità della formazione.

Qualora necessario, è possibile includere anche l'intera cronologia delle attività formative precedenti, consentendo di ricostruire in modo completo il percorso formativo del lavoratore nel corso degli anni.

Un ulteriore elemento di valore è rappresentato dalla possibilità di includere automaticamente le evidenze documentali associate alla formazione. Attestati, certificazioni, registri di addestramento e altri documenti archiviati nel sistema possono essere allegati al report, creando un vero e proprio fascicolo formativo del lavoratore.

Il risultato è un documento completo e immediatamente disponibile che consente di visualizzare sia la formazione attualmente valida sia quella storica, insieme alla relativa documentazione di supporto.

Questa funzionalità risulta particolarmente utile durante audit, verifiche di conformità, controlli ispettivi e attività di monitoraggio interno, dove la rapidità di accesso alle informazioni rappresenta spesso un fattore determinante.

La disponibilità di sistemi in grado di monitorare persone, qualifiche, corsi, scadenze ed evidenze documentali consente alle organizzazioni di migliorare il controllo dei processi e affrontare con maggiore efficacia audit, verifiche e cambiamenti organizzativi.

In contesti particolarmente complessi, come quello aeroportuale, la capacità di gestire correttamente sia il personale interno sia il controllo dei requisiti formativi dei soggetti terzi rappresenta un elemento fondamentale per il corretto funzionamento dell'intero sistema organizzativo.

La digitalizzazione della formazione e delle competenze non costituisce quindi soltanto un'opportunità di miglioramento organizzativo, ma un vero e proprio investimento nella qualità, nella sicurezza e nella conformità dell'organizzazione.